1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
Gesellschaft freie Sozialarbeit e.V.
Corneliusstraße 41a
44653 Herne
2. Geschäftsleitung
Frank Köhler, Geschäftsführer
3. Leiter der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle
Frank Köhler, Aljoscha Zielke
4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung
- Durchführung von arbeitsmarktpolitischen Dienstleistungen (Beratung, Coaching, Qualifizierung, Beschäftigung und Vermittlung von arbeitslosen Maßnahmeteilnehmenden)
- Betreuung und Beratung junger Erwachsener (15 – 26 Jahre)
- Beratung und Betreuung von Migranten
- Beratung und Betreuung von Schüler/innen in den Schulen der Stadt Herne
- Durchführung der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten, das sind in erster Linie: Personalien, Einkommensdaten, Vertragsdaten, Kundendaten, Mitarbeiterdaten sowie Daten von Lieferanten
5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen
Es werden im Wesentlichen zu folgenden Gruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit es sich um natürliche Personen handelt und soweit diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich sind:
- Kunden
Adressdaten, Identifikationsdaten, Vertragsdaten, soweit zur Vertragsabwicklung erforderlich, Steuerungsdaten ggf. sonstige Daten, die für die ordnungsgemäße und sachgerechte Abwicklung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind
- Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, Bewerber, ehemalige Mitarbeiter, Ruheständler/Rentner, Unterhaltsberechtigte sowie Angehörige
Bewerbungsdaten wie Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und zur Qualifikationen, evtl. Vorstrafen, Vertrags-,Stamm- und Abrechnungsdaten einschließlich Daten zur Lohn-und Gehaltsabrechnung, zur Lohnsteuer und Sozialversicherung, Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Transaktions- und Leistungsdaten, Name und Alter von Angehörigen die für Sozialleistungen relevant sind, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertraute Vermögensgegenstände, Kontaktinformationen, Mitarbeiterstatus; Qualifikationen; Mitarbeiterbeurteilungen; beruflicher Werdegang; Gesundheitsdaten; Notfallkontaktdaten wie vom Mitarbeiter gemachte Angaben zu ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen, zu Zwecken der Personal-verwaltung und-steuerung, der Kommunikation sowie der Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen, Vermittler/Agenturen (zur Verwaltung und Steuerung, zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen, Bankverbindungen, Abrechnungs- und Leistungsdaten, Geschäftspartner und Agenturen, Abrechnungs-und Leistungsdaten, Lieferanten (Adress-und Funktionsdaten) und Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen auch soweit es sich dabei um juristische Personen handelt.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
- Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden).
- Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (Personalverwaltung, Sozialarbeiter, Buchhaltung, Einkauf, Telekommunikation und EDV).
- Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG zur Abwicklung der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag.
- Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen), gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigten Interesse zulässig ist.
7. Datenübermittlung in Drittländer
Datenübermittlungen in Drittstaaten ist nicht vorgesehen.
8. Regelfristen für die Löschung der Daten
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen, die im Wesentlichen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erfordern, zum Teil aber auch darunter oder darüber liegen. Darüber hinaus können sich Abweichungen durch satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen ergeben.
Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn
sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind.
Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die Zweckbestimmung entfällt.
GFS e.V.
Datenschutzbeauftragter
Aljoscha Zielke
Herne, 12.05.2017